Como tomar atas numa reunião de negócios

Se trabalha num ambiente profissional, vai chegar o dia em que lhe pedirem para tomar atas numa reunião. Impressiona os seus colegas mostrando já saber como fazer, seguindo estes passos.

Passo 1: Leve um caderno
Leve um caderno para a reunião. Se for tomar atas com frequência, pode valer a pena investir num bom caderno para guardar as suas notas em vez de um barato.

*Dica*
Se tiver um portátil, use-o para poupar tempo mais tarde.

Passo 2: Prepare uma folha de presenças
Crie uma folha de presenças simples com colunas para o nome e os contactos e passe-a. Assim, poderá consultar este registo para documentar quem esteve presente.

*Dica*
Descubra quem deveria estar presente e certifique-se de incluir nas atas quem não compareceu, na secção "ausências justificadas".

Passo 3: Comece a tomar notas
Anote primeiro a data da reunião e a hora em que começou.

Passo 4: Registe os assuntos pendentes
Registe os pontos em aberto, ou seja, tudo o que necessitava de seguimento desde a última reunião. Anote o que foi feito ou não feito e por quem.

Passo 5: Registe os novos assuntos
Anote os novos pontos. Por exemplo, quando alguém tem um problema a abordar, apresentará uma proposta. Anote exatamente o que disse, quem a apoiou e se foi aprovada ou não.

Passo 6: Termine as suas notas
Escreva quaisquer tarefas atribuídas ou compromissos específicos dos participantes, mas não transcreva palavra por palavra os debates ou discussões. Termine as notas com a hora em que a reunião…